Locação: Quais documentos o locatário deve guardar e por quanto tempo?

Alugar um imóvel envolve uma série de documentos importantes — e nem sempre o locatário sabe o que precisa ser guardado e por quanto tempo. Muitas vezes, esses papéis (ou arquivos digitais) são esquecidos após o fim do contrato, mas podem ser essenciais caso haja cobranças indevidas, disputas judiciais ou necessidade de comprovação futura.

Para evitar dores de cabeça e garantir segurança jurídica, veja a seguir quais documentos o locatário deve guardar e por quanto tempo mantê-los arquivados:

1. Contrato de locação

O que é: Documento principal que formaliza o aluguel, definindo direitos e deveres do locador e do locatário.

Por quanto tempo guardar:

5 anos após o fim da locação. Esse é o prazo prescricional para eventuais ações judiciais relacionadas ao contrato, como cobranças ou disputas.

2. Laudo de vistoria de entrada e saída

O que é: Registro detalhado do estado do imóvel no início e no fim da locação. Geralmente feito com fotos e descrição minuciosa.

Por quanto tempo guardar:

5 anos após a entrega das chaves. Serve como prova para discutir possíveis cobranças por danos ao imóvel ou retenção de caução.

3. Comprovantes de pagamento de aluguel

O que é: Recibos ou comprovantes bancários dos pagamentos mensais do aluguel.

Por quanto tempo guardar:

5 anos após cada pagamento. Esse também é o prazo legal para eventuais cobranças. Mesmo após o término do contrato, guarde todos os recibos.

4. Comprovantes de pagamento de contas (água, luz, gás, condomínio, IPTU)

O que é: Boletos ou faturas pagas de contas vinculadas ao imóvel durante a locação.

Por quanto tempo guardar:

Água, luz e gás: 5 anos (prazo de prescrição de dívidas de consumo).

Condomínio e IPTU: 5 anos. Esses documentos podem ser solicitados até mesmo após a entrega do imóvel.

5. Comprovante de caução (se houver)

O que é: Documento ou recibo que comprova o depósito da garantia caução, normalmente equivalente a até 3 aluguéis.

Por quanto tempo guardar:

Até 5 anos após a devolução do imóvel e reembolso da caução. Em caso de disputa sobre retenção indevida, esse comprovante é fundamental.

6. Termo de entrega de chaves

O que é: Documento que formaliza a devolução do imóvel e o encerramento da responsabilidade do locatário.

Por quanto tempo guardar:

5 anos após a entrega. Ele é a maior prova de que o contrato foi encerrado corretamente e o imóvel foi devolvido.

7. Aditivos contratuais

O que é: Documentos que registram alterações no contrato original (como mudança de valor do aluguel, troca de fiador, prorrogação de prazo etc.).

Por quanto tempo guardar:

Mesmo prazo do contrato principal: 5 anos após o encerramento.

Dica de organização:

Crie uma pasta digital e uma pasta física (caso receba documentos impressos). Organize por categorias (contrato, boletos, vistorias, comprovantes) e por data. Isso facilita a localização rápida de qualquer documento em caso de necessidade.

Guardar os documentos da locação é uma forma simples, mas poderosa, de proteger seus direitos como locatário. Muitas disputas podem ser evitadas ou resolvidas com a simples apresentação de um recibo, contrato ou laudo de vistoria. Não subestime a importância de manter tudo organizado — mesmo após a devolução do imóvel.

Se tiver dúvidas sobre seus direitos e obrigações como inquilino, procure sua imobiliária de confiança. A informação correta e uma boa assessoria imobiliária são suas melhores aliadas para uma locação segura e sem dores de cabeça.

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